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数字のルール!

2015.07.16 22:17|naoko@kisoji
販売管理や製造管理について、
専門性の高いソフトを導入してからもう久しいのですが、
時代と共にコンピューター化してきた我が社では、
「マスタ」に関わる考え方が私も含めてあまり論理的ではなかったのです。

随分前に初めてソフトを導入した頃ってのは、
私はまだ入社するずっと前だったと思うので、
当時、パソコンなんて触ったこともないような状態で、
商品コードや得意先コードを振って、マスタを作成してきた訳です。

よく、パソコンアレルギーを起こすことなく、
ここまでやってきてるな~なんて関心はするものの、
ちょっとしたルールに基づいてマスタを作成していれば、
今になってあまり困ることもなかったのかななんて。

先に論理的なマスタのルールを作って、
それからひとつひとつをルールに当てはめてコードを振る。
って言うのが、恐らく一般的な考え方じゃないかと思うんですが、
当社の場合、すっごく大雑把な区分けをした上で、
「目に見える順番に頭から数字を振っていく。」
ってな考えで、コードが振られてきているわけです。

要するに、
よく使う商品はコード01、よく出荷する得意先はコード01みたいな。

まぁ、それでも悪くはないし、
そうは言っても多少のルールは読み取れるんですが、
結局のところ、新規登録する際は
空いた番号の若い順から差し込んでいく様な感じでしょうか。

これまでそれで運用してきたので、いいと言えばいいし、
気にしなければ気にならないし、一度振られたコードを振りなおすなんて、
とんでもない作業だろうなって思ったりもしたわけです。

それでも、新規の商品や新規の得意先にコードを振る際に、
一体何に基づいて新しいコードを振ればいいのか、
これまでも、散々悩んで、結局空番に滑り込ませていくしかなくなって、
コードに基づいた検索や並び替えや統計と言った作業をすると、
非常にまとまりのない解りにくいデータができるわけです。

で、ずーっと気がかりだったんですが、
いよいよこの7月で販売管理と製造管理のソフトを更新した為、
同時にコードの振替をお願いしたのです。

でもいざ、コードのルールを作るってなると、
これがまたとっても難しい。

あまりに複雑なルールを作り過ぎても、
コードの意味するところがつかめなくなってしまうし、
簡素化し過ぎると、いずれ新規登録の時にどうしていいか解らなくなる。

考え抜いて、作ったルールを基に、
全ての商品と得意先に目を通すのも、
これまたひと苦労な作業だったのです。

商品コードは終売品を合せても4~500件手とこだったので、
それほど大変ではなかったのですが、
得意先コードとなると、10,000件を超えているので、
さすがに全てには目を通せないし、
それでも数日PCとにらめっこして目もシパシパに。

でも努力のかいあってか、
無事にコードを振りなおすことができ、
ソフト屋さんも過去に遡って新旧コードを入れ替えてくれたので、
過去データの集計にも全く影響もなく、
尚且つ、コードが一定のルールに基づいていて、
非常に管理がしやすくなったと、満足満足。

売上情報や顧客情報などは、
中小企業といえども、それなりに蓄積されてきていて、
大切な大切な情報です。

上手に「管理」をしていく為には、
明確なルールに則った管理が必要で、
そこから様々な情報を引きだし、読み取ることで、
そこに存在する状況が目に見えてくるわけですね。

今年の夏は、営業もですが社内整備を色々したいと思っているので、
内勤が増えてあんまり好きではないんだけれど、
纏まった時間を作ってひとつひとつ整備していきたいものです。

しかし、当社が導入している販売管理と製造管理のソフト、
当然それなりにコストは掛かっているのですが、
そこから得られる時間的メリットは素晴らしく大きいものでした。

年に何回か税務関連の集計をしなくてはならないですし、
手計算でやっていた頃は間違いも多かったですから、もう手放せないですね。


27by01.jpg

記事の内容には全く関係ないですが、
冷蔵庫にくっついていましたね。
かげろうでしょうか。かなり大きくてびっくり!?


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